Čeprav naj bi e-pošta veljala za element produktivnosti, pa v resnici moti največjo delovno vrednoto: zbranost. Nenehna opozorila o prihodu pošte, sms sporočila, brneči BlackBerry-ji in mobilni telefoni preverjeno zmanjšujejo delovno koncentracijo.
Po poročanju podjetja Basex, ki se ukvarja z raziskavami in svetovanjem na IT področju, naj bi delavec v pisarni dnevno »izgubil« 121 minut produktivnega dela, za to pa so krivi različni elektronski motilci pozornosti. In čas je denar, pravijo v računalniškem gigantu Intel, kjer so prišli do ugotovitve, da lahko zaradi poplave elektronske pošte velika podjetja izgubijo kar 1 milijardo dolarjev zaradi izpada delovne produktivnosti.
Motnje pri delu so konstantne: povprečen uslužbenec vsak dan preveri okoli 50 elektronskih sporočil in napiše 77 hitrih sporočil, je poročalo podjetje RescueTime, ki razvija software za upravljanje s časom. Tovrstne prekinitve, ne samo, da ovirajo koncentracijo in zbranost delavca pri delu, celo potencirajo stres in nejevoljo ter hkrati zmanjšujejo zadovoljstvo in kreativnost pri delu.
Epidemija nenehnih prekinitev je v nekaterih podjetjih že dosegla kritično točko, in nič ne kaže, da se bo poplava motilcev zbranosti ustavila. Nasprotno. Volumen, torej uporaba e-storitve se vsako leto poveča za 66 odstotkov, vedno več ljudi pa med delovnikom uporablja tudi Facebook in Twitter.
Tudi sami delavci postajajo vedno bolj glasni, še posebej v podjetjih, kjer s strankami komunicirajo po telefonu. »Tako naporno ni bilo nikoli. Vse okoli tebe zvoni in ropota, ti pa poskušaš opravljati svoje delo in ostati zbran«, je povedala Michelle Rupp, lastnica podjetja NRG Seattle, ki se ukvarja z zavarovalništvom.
Poleg tega v modernih, odprtih pisarnah, imenovanih tudi »open plant« ali »open office« ni več intimnega prostora, tako vsaj trije delavci – hočejo ali nočejo - poslušajo sosednji telefonski pogovor, ali čez ramo sodelavca prebirajo zapise na ekranu. Ponekod v tujini se zato še uveljavlja izraz »interruption management«, upravljanje z motnjami pri delu.
Mit o »multitaskingu« - sposobnost opravljanja več nalog hkrati
Človeški možgani so opremljeni z dvema vrstama pozornosti: prostovoljno in neprostovoljno.
Neprostovoljna pozornost, ki deluje takrat, se počutimo ogrožene ali se borimo za preživetje, je sprožena z neko zunanjo stimulacijo. V današnjem času takšno ogroženost in posledično moteno pozornost povzročajo nenehni motilci, kot so zvonjenje in brnenje na delovnem mestu, kar povzroča stresno kakofonijo.
Prostovoljna pozornost pa je zmožnost, da se koncentriramo na eno določeno nalogo in jo opravimo.
Ko pozornost delavca nenadoma prekine zunanja motnja, se nekaj pomembnega zgodi tudi v možganih: ta motnja vzpodbudi središče za usmerjanje pozornosti, s pomočjo katerega vso pozornost preusmerimo k novi nalogi, ki postane nov center naše osredotočenosti. Drugače povedano to pomeni, da večkrat ko nas zmotijo sms-ji, e-sporočila, potreba po nenehnem preverjanju le teh raste. To nuja je verjetno najbolj znana uporabnikom BlackBerry-ja in iPhona.
»Tehnologija je odvisnost, in kdor ne zmore izključiti svojega BlackBerry-ja ima resen problem«, je dejal Gayle Porter, profesor managementa na univerzi Rutgers, ki proučuje e-kompulzivno motnjo (prisiljena motnja z e-pošto).
Recimo, da bi želel prodajalec hkrati brati e-pošto in se pogovarjati po telefonu s stranko. Obe nalogi sta lingualni-jezikovni, ki morata iti skozi isti kognitivni kanal. Medtem, ko poskuša oboje, sili svoje možgane, da preskakujejo iz ene naloge na drugo, kar pa ga primora, da nekoliko »upočasni« tempo. V drugi raziskavi, ki so jo opravili na univerzi Minnesota pa so poskusni delavci, ki so jih med delom nenehno prekinjali, potrebovali od 3 do 27 odstotkov več časa, da so zaključili z branjem, računanjem ali matematično nalogo. Bolj, ko je bila nova naloga moteča, težje so se skoncentrirali na prvotno. V Microsoft-ovi študiji naj bi delavec po prekinitvi potreboval 15 minut, da se je ponovno osredotočil na delo.
Deformacija v resnični komunikaciji
»Enostavno niso sposobni daljšega pogovora, ki bi trajal več kot le nekaj minut. To je posledica vseh podatkov, ki jih nosijo v glavi, in pozornost nenehno usmerjajo z enega na drugega. Zato imajo težave v komunikaciji, ker se ne morejo skoncentrirati na pogovor v živo.«
Pozornost zaradi pozornosti
Winifred Gallagher je v svoji knjigi z naslovom Rapt zapisala, da smo ljudje skupek tistega, na kar smo osredotočeni. »Določa nas prav to, čemu posvečamo največ pozornosti: naše izkušnje, znanje, užitek, veselje, občutek izpolnjenosti. Namesto, da bi se posvečali, kar nas izpolnjuje, se raje prepuščamo vsemu, kar nenehno moti našo pozornost. Če se resnično hočemo kaj naučiti, si moramo snov zapomniti, za to pa potrebujemo popolno zbranost«.
Simptomi e-motnje so tako pogosti, da so tudi Google, Microsoft, IBM in Intel postali člani raziskovalne skupine o prekomernih elektronskih motnjah na delovnem mestu (Information Overload Research Group), ki je bila ustanovljena leta 2008. Skupina raziskuje in razvija nove prakse, kako zmanjšati vpliv e-motenj. Prav računalniški inženirji so bili med prvimi, ki so zaznali simptom prevelike izpostavljenosti e-motnjam.
»Quiet Time« in »No e-mail Friday« – čas za zbranost in petek brez e-pošte
Pred desetimi leti je Leslie Perlow iz Harvard Business School prvi zapisal motnje, ki so se pojavile pri visokotehnoloških podjetjih. Inženirji so bili moteni tako pogosto, da so morali delati ponoči in ob koncih tedna. Perlow je po devetih mesecih proučevanja njihovih obveznosti prišel do ugotovitve, da uslužbenci niso mogli normalno delati, ker so jih ves čas prekinjali z raznimi sporočili. Perlow je tako izumil nov izraz Quiet Time, ki bi ga lahko prevedli kot čas za tišino in zbranost.
Na podlagi te ugotovitve so za 17 inženirjev uvedli nov urnik dela: ob dopoldnevih so imeli štiri ure samo zase in za svoje delo. Vsa sporočila in telefoni so bili prepovedani. Popoldan so lahko ponovno vzpostavili komunikacijo. S tem, ko so jim dali dovolj časa za koncentracijo, je bilo njihovo delo hitreje in bolje opravljeno.
Nov način dela Quiet Time se je izkazal za tako dobrega, da so ga vpeljali tudi v dveh razvojnih centrih podjetja Intel. V U.S. Cellular in Deloitte & Touche so uvedli sistem »manj e-pošte«, spodbujajo več osebne komunikacije, poskusno pa uvajajo tudi program “No e-mail Friday” – ob petkih brez e-pošte. Rezultati so presenetljivi: sodelavci skupaj pripravijo poročila v veliko krajšem času, v dveh minutah telefonskega razgovora pa rešijo zadevo, za katero bi prej napisali tri elektronska sporočila in porabili 10krat več časa. Posledično se je izboljšalo tudi vzdušje v podjetju. Kar 44 odstotkov vseh motenj izvira iz podjetja samega.
Chad Willardson, starejši finančni svetovalec pri Merrill Lynch Private Wealth Management Group je eden od spreobrnjencev. Še nedavno je sporočila preverjal vsakih pet minut, kar znese 96 motenj v osemurnem delavniku. »Več, ko sem preverjal e-mail, bolj nemiren sem bil, saj sem želel čimprej odgovoriti na prošnjo ali vprašanje.« Danes e-pošto preverja le štirikrat na dan, ob točno določenih urah, kot so jih raziskovalci iz Nacionalne univerze Oklahoma potrdili kot optimalne. Chad Willardson pravi, da je njegova storilnost veliko večja, njegov urnik bolj urejen, predvsem pa je manj pod stresom.
Če želite v podjetju večjo storilnost in zbranost zaposlenih, je pravi recept, da uvedete »interruption-management« - upravljanje z motnjami pri delu, in to na vseh nivojih. Vsi zaposleni, vključno z nadrejenimi, naj za določen čas v dnevu izklopijo mobilne telefone in ne preverjajo elektronske pošte, o tem ukrepu pa obvestite tudi poslovne partnerje. Po mesecu dni preverite počutje in delovno vzdušje v podjetju. Verjamemo, da bo, tako kot velikim korporacijam in uspešnim managerjem, uspelo tudi vašemu podjetju.
KOMENTARJI (0)
Opozorilo: 297. členu Kazenskega zakonika je posameznik kazensko odgovoren za javno spodbujanje sovraštva, nasilja ali nestrpnosti.
PRAVILA ZA OBJAVO KOMENTARJEV